Los viajes de negocios y el entretenimiento son indis- pensables en muchos empleos, y con frecuencia una parte considerable de los gastos corporativos.
De acuerdo con american express y concur technologies, los gastos de viaje y entretenimiento
para las empresas estadounidenses llegan a más de 200,000 millones de dólares anuales. Sólo en boletos de
avión, en 2004 113m gastó 493 millones de dólares en tanto que en general electric los
mismos gastos fueron por 280 millones de dólares.
El procesamiento de los informes de gastos de
viaje y entretenimiento se suma al costo. Según la empresa consultora aberdeen group, de
bastan, el costo de pro- cesar un solo informe de gastos es de 48 dólares. Aberdeen descubrió
que, por lo general, un empleado
tarda 57 minutos en terminar un
informe de gastos.
El procesamiento de gastos de
viaje y entretenimiento es particularmente tedioso para las empresas más pequeñas
que, por lo general, realizan sus procesos en papel marketstar, un proveedor de servicios subcontratados
de ventas y marketing localizado en ogden, utah, se ahogaba en un mar de informes de gastos. Cerca de 650 de sus
l,200 empleados se dedicaban
a archivar informes de gastos en su departamento
de contabilidad. Necesitaba tres empleados de tiempo completo para aprobar, procesar
y auditar manualmente
300 informes de gastos por semana, la mas'oría de ubicaciones remotas. Los
pagos de los gastos se retrasaban durante varias semanas.
Jeff jones, contralor de marketstar, comparaba este proceso a
construir "un dique cuando el agua le está llegando a las rodillas. Nunca podíamos adelantarnos a los
acontecimientos, y era todo lo que
podíamos hacer para seguir el ritmo". Además de procesar informes, también
sele pedía al personal de marketstar que auditara cada informe de gastos para asegurar
que los informes se clasificaran con exactitud y que todos los gastos se codificaran adecuadamente.
Marketstar decidió implementar el
software concur expense service, que automatiza el proceso de
elabora- ción de informes de gastos de
viaje y entretenimiento. Los empleados pueden capturar los datos de sus gastos por
medio de una interfaz web desde cualquier
parte que estén trabajando, con una
computadora'de escritorio, un teléfono o una computadora palm portátil. El sistema también
importa automáticamente los datos de gastos de viaje y entretenimiento cubiertos
con las
Tarjetas de crédito corporativas. Un sistema electrónico . De recepción
de imágenes utiliza cualquier fax disponible para digitalizar y anexar recibos a los informesde
gastos.
Los gerentes aprueban los informes con sólo un chc del ratón,
reduciendo a la mitad el tiempo de procesa- miento y, al mismo tiempo, fortaleciendo la exactitud y
La productividad. Los informes que arroja el sistema
ayudan a los gerentes a examinar los gastos de viaje a medida que se realizan las transacciones.
Las herramientas de control y conformidad
ayudan a las empresas a minimizar los fraudes y a maximizar la conformidad con las políticas de la compañía y las re- glamentaciones
gubernamentales, como la ley Sarbanes oxley.
El sistema plasma las reglas de negocios de la empresa relativas a las políticas de viaje corporativas, como la cantidad máxima
permitida para boletos de avión, habitaciones de hotel y alimentos. Una característica de
auditoría integrada marca automáticamente los gastos que no se apegan a estas políticas. Esta característica
ayuda a las empresas a identificar a los empleados que no reservan vuelos con los proveedores preferídos de
la compañía, a aquellos que "rellenan"
sus cuentas de gastos con pagos de taxis y propinas
inexistentes, o incluso a aquellos que utilizan sus cuentas
de gastos para realizar compras no autorizadas.
Los ejecutivos de la corporación afirman que la re- troalimentación
instantánea de la información ayuda a frenar los abusos
generalizados. Por ejemplo, si el sistema muestra una bandera roja en una
reservación de delta airlines cuando está disponible un vuelo más económico en southwest, se
avisa al viajero para que haga una nueva reservación o que pague él la diferencia.
El software concur puede
personalizarse. Marketstar carga aproximadamente 80 por ciento de los gastos de viaje de sus empleados a sus clientes, quienes tienen
sus propias políticas de gastos. En consecuencia,
tiene que integrar reglas especiales en su aplicación de administración de viajes. Los empleados
de marketstar traba-
Jan con frecuencia en más de un
proyecto a la vez, y el software les da la facilidad de aplicar sus
gastos a un proyecto y cliente específicos.
Desde que marketstar implementó concur expense
service a principios de 2001, pudo reducir a una persona el tamaño del
personal que se dedicaba al procesamiento de los gastos de viaje y entretenimiento, y reducir a unos cuantos
días el tiempo para reembolsar los gastos a los empleados. Ha utilizado la información aportada por el sistema para negociar mejores tarifas con sus proveedores preferidos,
ahorrando más de 134,000 dólares. En conjunto, marketstar ha logrado más de un millón de dólares en ahorros, 10 cual repre- senta un rendimiento sobre la inversión de 19 por cien- to anual.
Muchas otras compañías han conseguido beneficios de concur y de otros sistemas de elaboración de informes de gastos de la competencia. Por ejemplo, mercer
hr consulting redujo a 75 por ciento la cantidad de auditores requeridos para procesar y auditar los gastos de los empleados y dell computer
redujo a menos de 2 dólares el costo de procesar un informe de
gastos.
PREGUNTAS DEL CASO:
1-¿Qué tipo de sistema se sistemas se describen aquí?
Aquí se describen sistemas de Concur
expense Service, Dell Computter, Delta Airline.
1.1 - ¿Qué información valiosa aportan los empleados y gerentes?
Los empleados pueden capturar los datos de
sus gastos por medio de una interfaz web desde cualquier parte que estén
trabajando con una computadora de escritorio o teléfono.
Aportar de forma automática los datos de
gastos de viajes y entretenimiento cubierto con tarjeta de crédito,
corporativa, anexos de recibos a los informe de gastos.
1.2 - ¿Qué decisiones apoyan?
A los gerentes le aportan los gastos de
viajes a medida que se realizan los transacciones de fortalecimiento y la
productividad.
Apoyan decisiones de control y
administrativa.
2-¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas, los sistemas
automatizados de elaboración de informes de gastos?
-Ayudan a solucionar problemas de costos,
de retraso en las operaciones y ahorro de tiempo.
-Ayudan a minimizar los fraudes ya que
maximizan la conformidad con la política de la compañía y los abusos
generalizados.
2.1-¿De qué manera agregan valor a las empresas que los utilizan?
- Agregan valor reducido el tamaño del
personal de la empresa, ahorro de dinero agilizando el proceso para reembolsar
los gastos a los empleados.
3-Compare el proceso manual de Maketstar para la elaboración de informe de
gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado en el software Concur
Expense Service. Diagramar ambos procesos
4-¿Qué aspectos de Administración organización y tecnología enfrento Market
Star Cuando adopto, Concur Expense Service?
Los aspectos de Adm. Son:
- Reducción de tiempo, gastos, el
fortalecimiento de la exactitud y productividad, realización de transacciones.
- Organización: Control y conformidad con la
política, reducción de persona y freno del abuso Generalizado, identificar
empleado que no reserva.
- Tecnología: Automatizar el proceso de
informe, capturar datos vía Web, aprobar informe con solo dar un Clic.
5-¿Hay Algunas Desventajas al utilizar sistemas computarizados de
procesamiento de gastos? Explicar.
Si,
los sistemas computarizados pueden colapsar y perder todas las informaciones ya
archivada y tenerlo que volver a crear.
Ej: la memoria ya después de cierto tiempo
se puede dañar y perder la información.
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